Stadgar

§ 1 Syfte och mål

Sveriges Tomtegille är en organisation som verkar och arbetar oberoende av politiska, religiösa och finansiella intressen. Föreningen stödjer och främjar jularrangemang i syfte att bevara och förstärka jul- och tomtetraditionerna i Sverige. 

§ 2 Medlemskap

Alternativa former för medlemskap: 

1. Tomtefar/-mor: Vuxna, myndiga tomtar. 
2. Tomtenisse/-nissa:  Barn under 18 år 
3. Stödmedlem: Enskild person, företag eller organisation. 

Ansökan om medlemskap genomförs via formulär som erhålls av styrelsen, tillsammans med ett utdrag ur Polisens belastningsregister för Arbete med barn i annan verksamhet än skola och omsorg som uppvisas utan anmärkning. Utländska tomtar uppvisa likvärdigt utdrag från sitt hemland. Om utdraget från belastningsregistret uppvisas med anmärkning avslutas beredningen av ansökan och ett svar om att ansökan avslutas återsänds den sökande. Vid beredning av dessa ärenden råder full sekretess hos styrelsens medlemmar. 

2:1 Provtomte 

När styrelsen godkänt ansökan och tilldelat medlemmen en fadder har medlemmen status: Provtomte. Då startar provtomteperioden, minst tre månader, som fortlöper fram till ett auktorisationstillfälle då Provtomten har möjlighet att bli auktoriserad Tomtefar, Tomtemor, Tomtenisse eller Tomtenissa efter uppvisande av lämplighet som medlem. Provtomteperioden är minst tre månader 

Under provtomteperioden ska faddern och styrelsen, och helst övriga medlemmar, haft möjlighet att träffa Provtomten i aktion för att kunna bedöma Provtomtens lämplighet. Företrädesvis vid ett av föreningens evenemang. 

Medlemmar uppvisar lämplighet genom att följa föreningens stadgar och bidrar till det gemensamma målet att främja jul- och tomtetraditioner i Sverige. 

 2:2 Fadder 

 Faddern mottager ett fadderbrev från styrelsen i samband med Provtomtens antagning och ska under provtomteperioden hålla kontakt med provtomten och sedan inkomma med en rekommendation till styrelsen inför en eventuell auktorisation.  

Fadderns uppdrag är att stödja provtomten vid eventuella frågor om föreningen och dess medlemskap, samt bistå styrelsen med relevant information inför en auktorisation. 

 2:3 Auktorisation 

 Auktorisation av provtomtar genomförs av styrelsen två gånger per år. I samband med auktorisationen mottar provtomten ett skriftligt diplom och Gillets emblem för att kunna fästa på kläderna som bevis för medlemskap i Sveriges Tomtegille.  

 2:4 Stödmedlem 

Enskild person, företag eller organisation som stödjer föreningens verksamhet (se 3 § Avgifter). 

§ 3 Avgifter

Medlemmar erlägger inträdesavgift under det första verksamhetsåret då de ansökt om medlemskap och blivit antagen som provtomte. Från och med nästföljande verksamhetsår erläggs årligen medlemsavgift.  

1. Tomtefar/-mor, myndiga Nissar/Nissor erlägger full medlemsavgift. 
2. Nisse/Nissa erlägger halv medlemsavgift till och med det år de fyller 17 år. 
3. Stödmedlem erlägger valfritt belopp, dock lägst 100kr. 

Inträdes- och medlemsavgift fastställs av årsmötet för nästkommande verksamhetsår och ska inbetalas enligt styrelsens anvisningar. Om inträdes- eller medlemsavgift inte inkommit enligt styrelsens anvisningar pausas utskicket av medlemstidningen, TomtePosten, till medlemmen och den fråntas rätten att delta på Gillets evenemang. När avgiften erlagts skickas nästkommande nummer av TomtePosten och medlemmen är välkommen på Gillets evenemang. 

Om medlemsavgift ej erlagts under verksamhetsåret sägs medlemskapet upp vid nästkommande årsmöte, förutsatt att medlemmen ej tagit kontakt med styrelsen eller genomfört inbetalningarna. 

Provtomte som ej godkänns återfår halva inträdesavgiften. 

§ 4  Klädsel

Tomtens klädsel skall överensstämma med den bild av tomten vi återfinner i folktro och traditioner i vårt land. Den genuine Tomten får gärna ha en personlig prägel på sin utstyrsel för att förstärka tron på den riktige tomten. Ansiktsmask är ej tillåtet. 

Rekommenderad klädsel: 

• Röd luva med vit eller grå tofs. 
• Eget skägg eller konstskägg. Ansiktsmask är ej tillåten 
• Röd eller grå tomterock, kantad med päls alternativt konstfiber. 
• Röda, grå eller gröna byxor eller s.k. knickers 
• Läderstövlar, träskor, grönländska kamikker, näbbskor eller näbbstövlar. 
• Brett bälte med stort spänne. 

§ 5  Personligt uppträdande

Tomten skall sträva efter att bevara barns och vuxnas positiva förväntningar på tomten och uppträda på sådant sätt att tilltron till tomten inte ifrågasätts eller rubbas. Ett vårdat språk och allmänt gott uppträdande under tjänsteutövning är ett absolut krav. 

Tomten får inte bedriva någon slags aktivitet eller verksamhet, som kan uppfattas stötande eller omoraliskt för omgivningen eller som strider mot Gillets stadgar.  

För tomte i tjänst är det absolut förbjudet att nyttja tobak, öl, spritdrycker eller droger.  

Detta gäller även inbjudna gästtomtar. 

§ 6  Ho-Ho-Ho

Som tomte skall man kunna uttrycka Ho-Ho-Ho…med djup, varm och vänlig tomteröst. 

§ 7  Mediakontakter

Vid alla kontakter med media – press, radio och TV skall alltid framkomma vad  

Sveriges Tomtegille står, verkar och arbetar för. 

§ 8  Styrelsen

Gillets styrelse består av ordförande, sekreterare, kassör och två ledamöter som väljs på två år, varvat så att ordförande och kassör ej lämnar styrelsen samtidigt. 

Två suppleanter väljs på en tid av två år, också dessa varvade.  

Samtliga väljs på ordinarie årsmötet. 

§ 9  Styrelsens uppgifter

att   samordna Gillets aktiviteter 

att   ansvara för beredning av medlemsansökningar och auktorisation av medlemmar 

att   stödja och hjälpa medlemmar 

att   samordna information till medlemmarna 

att samarbeta med utländska och andra tomteorganisationer 

att   förmedla kontakter till Santa Claus of Greenland 

§ 10  Revisorer

Årsmötet väljer två revisorer för en tid av två år varvade. 

Dessa har till uppgift att granska ”Gillets” verksamhet och under året förda räkenskaper samt upprätta revisionsberättelse som i två att-satser föreslår årsmötet 

att fastställa/ej fastställa bokslut och balansräkning samt 

att bevilja/ej bevilja styrelsen ansvarsfrihet 

§ 11  Verksamhets- och räkenskapsår

Verksamhets- och räkenskapsår motsvarar kalenderår. Räkenskaperna och protokollen skall vara revisorerna tillhanda senast tre veckor före årsmötet. 

§ 12  Styrelsemöten

Styrelsens alla möten skall protokollföras. 

§ 13  Årsmötet

Årsmötet skall hållas årligen före mars månads utgång. 

Styrelsen kallar medlemmarna per brev (tomteposten) senast två månader innan årsmötet. Samtliga medlemmar har yttranderätt vid årsmötet. Endast vuxna medlemmar enligt punkten 1 i § § 2 och 3 har yttrande- förslags- och rösträtt. Provtomtar har endast förslagsrätt.  

Vid behandling av ansvarsfrihet för styrelsen, punkt 10 på dagordningen vid årsmötet, har styrelsens ledamöter ej beslutsrätt/rösträtt.  

Föreningens ordförande bör ej föra klubban under punkten ansvarsfrihet. 

Motioner och frågor inlämnas till styrelsen senast en månad före årsmötet. Enkla frågor behandlas under punkten övrigt. Platsen för årsmötet bör varieras. 

Dagordning, verksamhets- ekonomisk- och revisionsberättelse skall finnas skriftligt på årsmötet. 

§ 14  Extra årsmöte

Extra årsmöte hålls när föreningens årsmöte, styrelsen, revisorerna eller minst hälften av medlemmarna så begär. Mötet hålls senast två månader efter det begäran inkommit. Kallelse med handlingar till extra årsmöte skall ske senast en månad före mötet. Extra årsmöte får inte behandla eller fatta beslut i andra ärenden än de, som angivits i kallelsen.  

I övrigt gäller samma regler som för det ordinarie föreningsårsmötet. 

§ 15  Dagordning vid årsmötet

1. Mötets öppnande
2. Parentation
3. Upprop och fastställande av röstlängd.
4. Val av ordförande för mötet
5. Val av sekreterare för mötet
6. Val av justeringsmän tillika rösträknare
7. Årsmötets utlysande
8. Verksamhetsberättelse
9. Ekonomisk berättelse
10. Revisorernas berättelse
11. Ansvarsfrihet för styrelsen
12. Medlemsärenden.
13. Fastställande av avgifter
14. Val:

•  a)Ordförande
• b) Kassör
• c) Sekreterare 
•  d) Ledamöter 
• e) Suppleanter/ersättare 
• f) Revisor 
•  g) Valberedning 

15. Behandling av frågor från medlemmar och styrelse

16. Övriga frågor att hänskjuta till styrelsen

17. Mötet avslutas

 § 16  Uteslutning

Medlem i ”Gillet” som inte följer de stadgar och bestämmelser som utfärdats och inte hörsammar styrelsens påpekande kan uteslutas ur föreningen. 

Styrelsen har att bereda sammanställning av klagomål och åtgärder som föreläggs årsmötet för beslut.  

Är överträdelsen av mycket grav natur kan medlem avstängas av styrelsen i väntan på årsmötets beslut.  

Styrelsens medlemmar har tystnadsplikt vid dessa ärenden. 

Medlem kan dock inte uteslutas utan att ha beretts tillfälle att yttra sig. Om medlemmen inte besvarar styrelsens brev sänds ett sista brev med mottagningsbevis. 

Medlem som uteslutits kan få beslutet omprövat efter skriftlig framställan. Medlem som uteslutits eller som frivilligt utträder ur föreningen erhåller inte inbetalade avgifter. Sådan medlem ska vidare omedelbart återlämna Gillet emblem. 

§ 17  Stadgeändring

Stadgeändring kan ske efter förslag från styrelsen eller medlem. Förslaget skall beredas på behörigt sätt och beslutas av två på varandra följande årsmöten, varav minst ett måste vara ordinarie 

§ 18  Föreningens upplösning

För beslut om föreningens upplösning fordras två tredjedels majoritet vid två på varandra följande årsmöten, varav ett skall vara ordinarie årsmöte. 

Vid föreningens upplösning skall tillgångarna tillfalla ”Världens Barn” eller annan liknande organisation som årsmötet beslutar.