Stadgar

Sveriges Tomtegille

Bildat den 10 februari år 2001

Andra tomteorganisationer:
Danmark: Dansk Julemandslaug
Norge: Julenisselauge i Norge
Grönland: Santa Claus of Greenland

Stadgar
Antagna den 10 februari år 2001/ senaste revidering 9 februari 2008

§ 1  Syfte och mål

Sveriges Tomtegille är en organisation som verkar och arbetar oberoende av politiska, religiösa och finansiella intressen. Föreningen stödjer och främjar jularrangemang i syfte att bevara och förstärka jul- och tomtetraditionerna i Sverige.

§ 2  Medlemskap

Alternativa former för medlemskap:
1     Tomtefar och Tomtemor:                  Vuxna, myndiga tomtar.
2     Tomtenisse/stina:                               Barn under 18 år
3     Utländska stödjande Tomtar
4     Stödjande medlem:                           Enskild person, företag eller organisation.

Utländska tomtar kan välja mellan alternativ 1 och 3. För att erhålla medlemskap i Gillet krävs att utländsk tomte är medlem i sitt lands (om sådan finns) tomteorganisation.
Medlemskap föregås av minst ett års provtomtetid med fadder som utses av styrelsen. Årsmötet beslutar sedan om fullvärdigt medlemskap. Särskilt fadderbrev tillställs faddrarna.
Ansökan från Tomtefar, tomtemor, tomtenisse/stina och utländsk tomte skall göras på fastställt formulär och åtföljas av intyg eller uttalande från medlem i Tomtegillet, eller annan, som väl känner den sökande, samt en personlig berättelse om den sökande tomtens bakgrund och tomteaktiviteter.
Intresserad ska medverka vid något av gillets aktiviteter för att presentera sig.

§ 3  Avgifter

1. Tomtefar/tomtemor:
Skall vid inträdet erlägga inträdesavgift för det
aktuella verksamhetsåret. Från och med nästföljande
verksamhetsåret erläggs årligen medlemsavgift.
2. Tomtenisse/stina t.o.m. 17:e kalenderåret
Skall årligen erlägga halv medlemsavgift. När Tomtenisse/stina
blir myndiger läggs avgift som vuxen. Ingen inträdesavgift skall
erläggas vid denna övergång.
3. Utländska tomtar:
Skall endast erlägga inträdesavgiften.
4. Stödjande medlem:
Kan erlägga valfritt belopp, dock lägst 100 kronor per
verksamhetsår för att stödja föreningens verksamhet.
Inträdes- och medlemsavgifters storlek fastställs av årsmötet och skall inbetalas enligt styrelsens anvisningar.
Tomtefar, tomtemor och Tomtenisse/stina erhåller föreningens tidning samt efter provåret, Diplom och Gillets emblem.
Stödjande medlem erhåller särskilt Diplom.
Till provtomte som ej godkänns återbetalas halva inträdesavgiften.

§ 4  Klädsel

Tomtens klädsel skall överensstämma med den bild av tomten vi återfinner i folktro och traditioner i vårt land. Den genuine Tomten får gärna ha en personlig prägel på sin utstyrsel för att förstärka tron på den riktige tomten.

Rekommenderad klädsel:

Röd luva med vit eller grå tofs.
Eget skägg eller konstskägg. Ansiktsmask är ej tillåten
Röd eller grå tomterock, kantad med päls alternativt konstfiber.
Röda, grå eller gröna byxor eller s.k. knickers
Läderstövlar, träskor, grönländska kamikker, näbbskor eller näbbstövlar.
Brett bälte med stort spänne.

§ 5  Personligt uppträdande

Tomten skall sträva efter att bevara barns och vuxnas positiva förväntningar på tomten och uppträda på sådant sätt att tilltron till tomten inte ifrågasätts eller rubbas. Ett vårdat språk och allmänt gott uppträdande under tjänsteutövning är ett absolut krav.
Tomten får inte bedriva någon slags aktivitet eller verksamhet, som kan uppfattas stötande eller omoraliskt för omgivningen eller som strider mot Gillets stadgar.
För tomte i tjänst är det absolut förbjudet att nyttja tobak, öl, spritdrycker eller droger.
Detta gäller även inbjudna gästtomtar.

§ 6  Ho-Ho-Ho

Som tomte skall man kunna uttrycka Ho-Ho-Ho…med djup, varm och vänlig tomteröst.

§ 7  Mediakontakter

Vid alla kontakter med media – press, radio och TV skall alltid framkomma vad
Sveriges Tomtegille står, verkar och arbetar för.

§ 8  Styrelsen

Gillets styrelse består av ordförande, sekreterare, kassör och två ledamöter som väljs på två år, varvat så att ordförande och kassör ej lämnar styrelsen samtidigt.
Två suppleanter väljs på en tid av två år, också dessa varvade.
Samtliga väljs på ordinarie årsmötet.

§ 9  Styrelsens uppgifter

att   samordna Gillets aktiviteter
att   ansvara för beredning av medlemsansökningar och auktorisation av medlemmar
att   stödja och hjälpa medlemmar
att   samordna information till medlemmarna
att   samarbeta med Dansk Julemanslaug, Julenisselauge i Norge och andra
tomteorganisationer
att   förmedla kontakter till Santa Claus of Greenland

§ 10  Revisorer

Årsmötet väljer vidare två revisorer och två ersättare för en tid av två år varvade.
Dessa har till uppgift att granska ”Gillets” verksamhet och under året förda räkenskaper samt upprätta revisionsberättelse som i två att-satser föreslår årsmötet
att fastställa/ej fastställa bokslut och balansräkning samt
att bevilja/ej bevilja styrelsen ansvarsfrihet

§ 11  Verksamhets- och räkenskapsår

Verksamhets- och räkenskapsår motsvarar kalenderår. Räkenskaperna och protokollen skall vara revisorerna tillhanda senast tre veckor före årsmötet.

§ 12  Styrelsemöten

Styrelsens alla möten skall protokollföras.
Styrelsen skall inbjuda medlemmarna till möte, i samband med Världskongressen på Bakken, och/eller annan lämplig tidpunkt och plats mellan två årsmöten.

§ 13  Årsmötet

Årsmötet skall hållas årligen före mars månads utgång.
Styrelsen kallar medlemmarna per brev (tomteposten) senast två månader innan årsmötet. Samtliga medlemmar har yttranderätt vid årsmötet. Endast vuxna medlemmar enligt punkten 1 i § § 2 och 3 har yttrande- förslags- och rösträtt. Provtomtar har endast förslagsrätt.
Vid behandling av ansvarsfrihet för styrelsen, punkt 10 på dagordningen vid årsmötet, har styrelsens ledamöter ej beslutsrätt/rösträtt.
Föreningens ordförande bör ej föra klubban under punkten ansvarsfrihet.
Motioner och frågor inlämnas till styrelsen senast en månad före årsmötet. Enkla frågor behandlas under punkten övrigt. Platsen för årsmötet bör varieras.
Dagordning, verksamhets- ekonomisk- och revisionsberättelse skall finnas skriftligt på årsmötet.

§ 14  Extra årsmöte

Extra årsmöte hålls när föreningens årsmöte, styrelsen, revisorerna eller minst hälften av medlemmarna så begär. Mötet hålls senast två månader efter det begäran inkommit. Kallelse med handlingar till extra årsmöte skall ske senast en månad före mötet. Extra årsmöte får inte behandla eller fatta beslut i andra ärenden än de, som angivits i kallelsen.
I övrigt gäller samma regler som för det ordinarie föreningsårsmötet.

§ 16  Dagordning vid årsmötet

  1. Mötets öppnande
  2. Fråga om årsmötet behörigen utlysts
  3. Fastställande av dagordning
  4. Val av ordförande för mötet
  5. Val av sekreterare för årsmötet
  6. Val av två protokolljusterare och rösträknare
  7. Styrelsens verksamhetsberättelse
  8. Ekonomisk berättelse och revisionsberättelse
  9. Fastställande av ekonomisk berättelse
  10. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
  11. Val av styrelse för två år – varvas så ej ordförande och kassör lämnar samtidigt
    1. Ordförande
    2. Sekreterare
    3. Kassör
    4. Två ledamöter
    5. Två ersättare
  12. Val av två revisorer samt två ersättare på två år – varvas
  13. Val av valberedning, två ledamöter på ett år.
  14. Fastställande av inträdes- och medlemsavgifter
  15. Behandling av förberedda motioner och frågor
  16. Övriga frågor som ej föranmälts
  17. Utdelning av diplom
  18. Årsmötets avslutning

§ 16  Uteslutning

Medlem i ”Gillet” som inte följer de stadgar och bestämmelser som utfärdats och inte hörsammar styrelsens påpekande kan uteslutas ur föreningen.
Styrelsen har att bereda sammanställning av klagomål och åtgärder som föreläggs årsmötet för beslut.
Är överträdelsen av mycket grav natur kan medlem avstängas av styrelsen i väntan på årsmötets beslut.
Medlem kan dock inte uteslutas utan att ha beretts tillfälle att yttra sig. Om medlemmen inte besvarar styrelsens brev sänds ett sista brev med mottagningsbevis.
Medlem som uteslutits kan få beslutet omprövat efter skriftlig framställan. Medlem som uteslutits eller som frivilligt utträder ur föreningen erhåller inte inbetalade avgifter. Sådan medlem ska vidare omedelbart återlämna Gillet emblem.

§ 17  Stadgeändring

Stadgeändring kan ske efter förslag från styrelsen eller medlem. Förslaget skall beredas på behörigt sätt och beslutas av två på varandra följande årsmöten, varav minst ett måste vara ordinarie

§ 18  Föreningens upplösning

För beslut om föreningens upplösning fordras två tredjedels majoritet vid två på varandra följande årsmöten, varav ett skall vara ordinarie årsmöte.

Vid föreningens upplösning skall tillgångarna tillfalla ”Världens Barn” eller annan liknande organisation som årsmötet beslutar.